رزومه نویسی به صورت کلاسیک، هنوز هم می‌تواند شما را به موقعیت شغلی مورد نظرتان برساند (اگر تمام موارد حرفه‌ای را در نوشتن آن رعایت کنید). کافی است یک فایل تمیز و دقیق بسازید و آن را برای شرکت یا گروه مورد نظرتان ایمیل کنید. اما مثل همه سیستم‌های دیگر در دنیا، سیستم استخدام هم تغییرهای زیادی کرده و مدرن شده. یکی از این تغییرات ایجاد سیستم ATS یا سیستم ردیابی متقاضیان است که کارجویان را مستقیما به شغل مورد نظرشان و البته کارفرمایان را به نیرویی که می‌خواهند می‌رساند.
در این مطلب بررسی می‌کنیم که این سیستم چیست و چه فوایدی برای فعالان در حوزه‌های مختلف دارد.
سیستم ردیابی متقاضیان چیست؟
سیستم ATS یا Applicant Tracking System در واقع نوعی نرم‌افزار است که ابزارهای لازم برای استخدام با رزومه و جذب استعدادهای تازه را به شرکت‌ها، سازمان‌ها و نهادها می‌دهد. این سیستم قابلیت‌های زیادی دارد که جمع‌آوری رزومه و ساختن دیتابیس تنها یکی از آن‌هاست. وقتی یک درخواست آنلاین برای استخدام با رزومه می‌فرستید، این رزومه مستقیما به منابع انسانی یا مسئول استخدام نمی‌رسد و اگر آن سازمان از سیستم ATS استفاده کند، ابتدا توسط این نرم‌افزار دریافت خواهد شد. این که مسئول استخدام رزومه شما را ببیند یا نه، به این بستگی دارد که فایلتان را چقدر برای این نرم‌افزار بهینه‌سازی کرده باشید. شرکت‌های شناخته‌شده و بزرگ (مثلا فیس‌بوک، فورد، گوگل یا ووگ) همیشه در حال جذب نیرو هستند و برای چند موقعیت به صورت همزمان جستجو می‌کنند، این یعنی صدها یا حتی هزاران رزومه به سمت آن‌ها روانه است (تا حدودی چون درخواست شغل آنلاین آسان‌تر از همیشه است و خیلی‌ها دوست دارند فقط شانسشان را امتحان کنند).
سیستم ردیابی متقاضیان تمام این رزومه‌ها را یک جا جمع می‌کند و به صورت هوشمند و اتوماتیک بهترین و مرتبط‌ترین داوطلبان را از بینشان انتخاب می‌کند. در واقع سیستم ATS گزینه‌های پیش روی استخدام‌کنندگان را کمتر می‌کند تا انتخاب دقیق‌تری داشته باشند.
سیستم ردیابی متقاضیان چطور کار می‌کند؟
سیستم کار استخدام با رزومه را آسان‌تر می‌کند. چطور؟ این سیستم تمام رزومه‌ها را در یک دیتابیس به صورت مرتب در دسترس استخدام‌کنندگان می‌گذارد و حتی بعد از پر شدن آن موقعیت شغلی در دیتابیس نگه می‌دارد. ترتیب ذخیره شدن رزومه‌ها در این سیستم را می‌شود با توجه به نیاز شرکت عوض کرد (مثلا به ترتیب زمان، مربوط بودن به موقعیت شغلی یا حقوق درخواستی). بعضی از کارفرمایان تمام رزومه‌هایی که این سیستم به دستشان می‌رسانند را می‌بینند و بعضی‌ها فقط مرتبط‌ترین‌ها را انتخاب می‌کنند. یکی از کارهای جالب سیستم ATS، مقایسه اتوماتیک فایل رزومه با توضیح شغلی (job description) است. این سیستم می‌تواند مرتبط‌ترین رزومه‌ها را (که احتمالا بهترین کاندیداها برای استخدام هستند) در ابتدای فهرست قرار بدهد.
جستجوی دقیق برای یافتن نیروی متخصص
علاوه بر این، یکی از رایج‌ترین روش‌های فیلتر کردن رزومه‌ها در سیستم، بر اساس عناوین و کلمات کلیدی است (اهمیت رعایت کلمات کلیدی در رزومه نویسی را در این مطلب بخوانید). مثلا اگر کارفرما بخواهد یک مدیر مارکتینگ استخدام کند، اولین قدمش جستجو برای کلمات «مدیر» و «مارکتینگ» خواهد بود. این جستجو افرادی را از بین رزومه‌ها متمایز می‌کند که دقیقا همین شغل را داشته‌اند، بقیه فورا حذف می‌شوند. اما گاهی جستجوها از این پیچیده‌تر هستند. مثلا تصور کنید که یک مدیر منابع انسانی هستید و به دنبال این فرد می‌گردید:
- دستیار اجرایی مدیر منابع انسانی
حالا داوطلبانی که کلمات کلیدی بیشتری را در ارتباط با جستجوی شما در رزومه نویسی خودشان رعایت کرده‌اند، شانس بیشتری دارند. این کلمات کلیدی در متن رزومه هستند و با شرح شغلی مقایسه می‌شوند که هنگام نوشتن آگهی‌تان نوشته‌اید. به عنوان یک کارجو، بهتر است کلمات کلیدی را جدی بگیرید و هنگام رزومه نویسی هدفمند و دقیق کار کنید.
شیوه رزومه نویسی با توجه به سیستم ATS
وقتی رزومه خودتان را وارد یک سیستم ردیابی متقاضیان می‌کنید، هیچ تضمینی برای دیده شدن آن توسط استخدام‌کننده به شما داده نمی‌شود. بعضی از انواع سیستم ATS حتی رزومه شما را تغییر می‌دهند و قالبش را به یک یونیفورم دیجیتال و قابل سرچ می‌برند تا راحت‌تر دیده شود. این شیوه با وجود این که کار استخدام‌کنندگان را آسان می‌کند، برای بسیاری از کارجویان مشکل می‌سازد. بعضی از سیستم‌های ATS از رده خارج و غیرهوشمند هستند و می‌توانند رزومه‌های ارزشمند افراد را گم کنند. این یعنی حتی اگر کلمات کلیدی را بنویسید و جزئیات را رعایت کنید، ممکن است رزومه‌تان به دست یک نرم‌افزار ناکارآمد بیفتد و قدر سوابق و تخصص‌هایتان دانسته نشود. برای ساخت رزومه سازگار با سیستم ATS بهتر است این چند نکته را رعایت کنید.
- تیترها و عناوین را ساده و کوتاه نگه دارید
- همه سوابق شغلی و تاریخ‌ها را با فرمت و لحنی یکسان بنویسید
- در رزومه‌تان تا حد امکان جدول نسازید و از متن استفاده کنید
- فایل را با فرمت docx یا pdf سیو کنید
- هر بار که برای یک موقعیت شغلی جدید رزومه نویسی می‌کنید، آن را با شرح شغلی تطبیق بدهید
- کلمات کلیدی را رعایت کنید
- هم از شکل طولانی کلمات استفاده کنید و هم از شکل خلاصه شده آن‌ها (مثلا SEO و Search Engine Optimization) تا تطبیق‌پذیری را به حداکثر برسانید
- از فونت‌های ساده و کلاسیک مثل Helvetica، Garamond و Georgia استفاده کنید (یا در رزومه‌های فارسی از Arial و Nazanin)
- هدر و فوتر استفاده نکنید تا اطلاعات رزومه شما در سیستم ATS گم نشوند
در رزومه نویسی تقلب نکنید!
بهینه‌سازی رزومه برای سیستم ردیابی متقاضیان به نظر ساده می‌رسد: کلمات کلیدی را رعایت کنید، ساخت رزومه بهینه انجام بدهید و شانس استخدامتان را بالا ببرید. در این مراحل اما نباید زیاده‌روی کنید و سعی کنید با کلمه‌گذاری بی‌معنی سیستم ATS را گول بزنید. حقیقت این است که اگر تعداد زیادی کلمات مرتبط را بی‌نظم درون فایل رزومه‌تان بریزید سیستم ابتدا رزومه شما را در دسته‌بندی رزومه‌های خوب قرار می‌دهد اما در نهایت استخدام‌کنندگان تفاوت یک رزومه خوب واقعی با یک رزومه تقلبی را می‌فهمند (بعضی از افراد حتی از کلمات سفید یا نامرئی استفاده می‌کنند). بعد از افتادن این اتفاق احتمالا برای مدتی طولانی از گزینه‌های قابل استخدام در آن شرکت حذف خواهید شد. بهتر است صادقانه کار کنید، چه استخدام بشوید و چه نه!
